Huolellisesti suunniteltu uusien työntekijöiden perehdyttäminen riippumatta siitä, aloittavatko uudet kollegat etänä tai paikan päällä, lisää olennaisesti työntekijöiden tyytyväisyyttä jo työsuhteen alkumetreillä. Hyvän ja suunnitelmallisen perehdytyksen avulla työntekijät saavat hyvän aloituksen työsuhteelleen, mikä vahvistaa työssä viihtymistä ja työnantajayritykseen sitoutumista. Etäperehdyttäminen asettaa yrityksellesi kuitenkin erilaisia haasteita perinteisempään perehdytykseen verrattuna. Miten esimerkiksi saa toivotettua uuden kollegan tervetulleeksi, kun tapaaminen tapahtuukin tietokoneen ruudun välityksellä? Miten voit varmistaa, että uusi työntekijä pääsee sisään työtehtäviinsä ja kokee sitoutumista uuteen työnantajaan, kun kaikki tapahtuu etänä? Lue Adeccon vinkit, kuinka uuden työntekijän perehdyttäminen etänä sujuu mahdollisimman hyvin.
Etäperehdytys, miksi se on tärkeää?
Uuden työntekijän perehdyttäminen on viimeisten vuosien aikana mullistunut. Pandemian ja taloudellisen epävarmuuden myötä työmatkat on laitettu minimiin, ja toisaalta töiden hoitamisesta kokonaan toiselta paikkakunnalta käsin on tullut arkipäiväinen ilmiö monessa yrityksessä. Maailman johtavana HR-alan yrityksenä Adeccolla on vuosikymmenten kokemus ja ymmärrys perehdyttämisen tärkeydestä. Tiedämme, miten tärkeää on investoida hyvään perehdytykseen, jotta uudet kollegat viihtyvät työssään, mukautuvat nopeasti uuteen rooliinsa ja saavuttavat asetettuja tavoitteita.
1. Huolellinen valmistautuminen on työsuhteen alun kivijalka
On tärkeää varmistaa, että niin toimistolla kuin kotonaan uutta työtä aloittavalla kollegalla on ensimmäistä päivää aloittaessaan saatavillaan kaikki välineet ja työkalut, joita hän tarvitsee työssään. Huolehdi myös siitä, että uudella työntekijällä on pääsy kaikkiin tarpeellisiin alustoihin, kansioihin ja ohjelmistoihin jo ennen ensimmäistä työpäivää. Onhan uudella työntekijälle hankittu käyttöoikeudet myös yrityksesi käytössä olevaan virtuaaliseen kokoustyökaluun, ja onhan kaikki tarvittavat kirjautumis- ja salasanat ovat tilattuna? Kun työvälineisiin ja -työkaluihin liittyen on kunnossa jo ensimmäisestä työpäivästä lähtien, voi työntekijä keskittyä olennaiseen eli työntekoon teknisten pulmien selvittelyn sijaan.
Kun lähetät uudelle työntekijälle tietokoneen, kännykän ja muut tekniset tarvikkeet, lisää mukaan kollegoiden ”tervetuloa tiimiin”-toivotukset. Lähetä myös muutama yrityksesi logolla brändätty tavara, kuten kyniä, vihkoja tai kahvimuki ja vesipullo. Näin varmistat pienellä ja yksinkertaisella eleellä, että uusi työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi ja osaksi yritystä.
2. Nimeä uudelle työntekijälle mentori
Uudella työntekijällä on työsuhteen alkumetreillä usein monia kysymyksiä, mutta kynnys spontaanien kysymysten esittämiseen kasvaa, kun kollegat eivät työskentele fyysisesti samassa tilassa. Valitse ja nimeä uuden työntekijän tiimistä henkilö, jonka puoleen uusi kollega voi tarvittaessa kääntyä.
Ota huomioon, että perehdytys vie aina myös perehdyttäjän työaikaa. Jotta etätyötä tekevä ei jäisi työsuhteen alussa aivan oman onnensa nojaan, perehdytykseen on hyvä panostaa ja varata siihen riittävästi aikaa. Korosta siis perehdytysprosessin tärkeyttä tiimissäsi ja pyri rauhoittamaan mentorin työkalenterista uuden kollegan aloitusviikolle runsaasti aikaa etäyhteyksin tapahtuvaan kokoustamiseen.
3. Tutustuta uusi kollega tiimiin
Uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä olisitte hyvin todennäköisesti kiertäneet ympäri toimistoa tutustumassa kollegoihin, syöneet ehkä yhdessä aamupalaa tai muuten järjestäneet epävirallisen aloituspalaverin tiimiin kesken. Tiimiin tutustuminen onnistuu toki hyvin myös etänä – sovi ensimmäiseen aamuun videotapaaminen, jossa kaikki tiimiläiset saavat esittäytyä ja kertoa hieman rooleistaan ja historiastaan yrityksessä. Koska virtuaalipalaverit voivat olla välillä tunnelmaltaan jäykkiä, voit miettiä jo etukäteen, miten saat rikottua jään ja kevennettyä tunnelmaa. Esimerkiksi lyhyt kierros tiimin vapaa-ajan harrastuksista tai mielenkiinnon kohteista voi toimia mukavana rentouttajana. Lisäksi kerran viikossa järjestetyt vapaamuotoiset virtuaalikahvihetket antavat hyvän väylän tutustumiseen etänä.
4. Suunnittele selkeä aikataulu, muistilista ja ensimmäisten viikkojen tavoitteet
Perehdyttämisessä etänä korostuu järjestelmällisyyden tärkeys. Jos yrityksessäsi ei vielä ole laadittu perehdytyssuunnitelmaa, on nyt aika panostaa siihen – ja käydä läpi, miten sen eri osiot saadaan hoidettua etäyhteyksin. Varaa uudelle kollegalle videotapaamisia jokaisen tiiminjäsenen sekä eri osastojen, kuten HR:n, markkinoinnin tai yritysjohdon edustajien, kanssa varmistaaksesi mahdollisimman hyvän yleistietämyksen yrityksesi eri liiketoiminta-alueista. Jos yrityksessäsi aloittaa useampi uusi kollega samoihin aikoihin, hyvä idea on järjestää yhteinen perehdytyspäivä, jolloin juuri aloittaneet työntekijät pääsevät myös tutustumaan toisiinsa. Ensimmäisten viikkojen ajan työtehtävien on hyvä olla jo valmiiksi priorisoituja ja helposti hallittavia kokonaisuuksia, joihin on saatavilla selkeät ohjeet. Työnkuvaan ja yritykseen tutustumista edistävät päivä- tai viikkotasolla asetetut tavoitteet.
5. Perehdytä myös yrityskulttuuriin
Menestyviä yrityksiä yhdistää yleensä yksi asia, nimittäin vahva yrityskulttuuri. Yrityskulttuurista puhuminen onkin yhtä tärkeää kuin muista työhön liittyvistä asioista kertominen, sillä etätyössä yrityskulttuuriin on vaikeampi tutustua, ainakaan yhtä nopeasti kuin toimistoympäristössä. Vahva yrityskulttuuri sitouttaa kollegoita yritykseen ja edistää yhteistä tavoitetta kohti työskentelyä. Keskity siis etätapaamisessa keskustelemaan yrityksesi kulttuurista, toimintatavoista sekä arvoista.
6. Pidä yhteyttä säännöllisesti
Yksi avain hyvään perehdyttämiseen etänä on säännöllinen yhteydenpito. Kysy säännöllisesti, mitä uudelle kollegalle kuuluu ja rohkaise häntä kertomaan, jos jokin uudessa roolissa tuntuu epäselvältä. Kerro, että sinä tai nimetty mentori vastaatte mielellänne kaikkiin kysymyksiin ja tähtää viestinnälläsi siihen, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, turvalliseksi, mukavaksi ja osaksi tiimiä.
7. Pyydä rehellistä palautetta
Jos etäperehdytys on vielä yrityksessäsi uutta, on tärkeää kysyä palautetta uusilta työntekijöiltä. Palaute on mittaamattoman arvokasta tietoa, jota yrityksesi voi hyödyntää etäperehdyttämisen kehittämisessä. Kysy siis etäperehdytyksessä olleilta kollegoilta, miten he kokevat yrityksesi onnistuneen perehdytyksessä. Ovatko asiat hoituneet hyvin, vai mitä voisi tehdä vielä paremmin tai tehokkaammin?