Monessa yrityksessä hybridityöskentelystä on tullut jo ihan arkipäiväinen käytäntö. Etä- ja hybridityöskentelymallit asettavat kuitenkin aivan uudenlaiset raamit esihenkilötyöskentelylle, varsinkin kun puhutaan työntekijöiden henkisestä hyvinvoinnista etäyhteyksien aikakaudella. Kotikonttorilta käsin työskentely voi olla raskasta, mikä voi heijastua suoraan työpanokseen. Esihenkilön vastuulla on ymmärtää etätyöskentelyn ongelmankohdat ja tukea tiimiä, vaikka fyysisiä tapaamisia ei olisikaan.
Mitä riskejä etätyössä on?
Adeccon Global Workforce of the Future -työelämätutkimus osoittaa, että työntekijöiden tyytymättömyys pohjautuu useimmiten esihenkilön ja työntekijän väliseen puutteelliseen kommunikaatioon ja kehitysmahdollisuuksien vähäisyyteen. Onkin tärkeää, että etäyhteyksistä huolimatta jokaiselle työntekijälle on laadittu henkilökohtainen kehityssuunnitelma ja heille järjestetään esihenkilön kanssa säännöllisesti keskusteluja.
Säännöllisesti pidettävät palaverit eivät ole tärkeitä vain sen vuoksi, että niiden avulla tiimi pysyy kärryillä siinä, mitä muut tekevät ja missä vaiheessa projektit ovat. Palaverit ovat tärkeitä myös siksi, että niiden avulla voit selvittää, miten tiimiläisesi jaksavat. Kysy säännöllisesti, kokevatko työntekijät, että heidän työkuormansa on hallussa tai onko heillä murheita. Anna myös runsaasti palautetta työntekijöiden tekemästä työstä ja osoita, että arvostat heidän työpanostaan.
Panosta sosiaaliseen toimintaan
Etätyöskentely saattaa tuntua välillä yksikseen pakertamiselta, vaikka tiimin tuki olisikin taustalla. Esihenkilön tulee edistää toiminnallaan sosiaalista kanssakäymistä ja järjestää tiimille virtuaalisia aktiviteetteja ja tapahtumia. Esimerkiksi yhteiset projektit tai vapaamuotoiset, rennot kahvittelut toimivat. Yhteinen tekeminen johtaa parempaan yhteishenkeen, jolloin työntekijöiden on helpompi viihtyä työssään.
Tärkeää on tasapaino virallisten tapaamisten ja rennompien yhteishetkien välillä. Säännöllisen yhteydenpidon avulla saat havaittua ajoissa, jos jokin on pielessä ja ehdit toimia asioiden hyväksi. Ei ole väliä sillä, että yhteydenpito tapahtuu etäyhteyksien kautta, vaan keskity olennaiseen!
Yksilöiden etäarviointi
Etäyhteyksien välityksellä voi olla haastavaa arvioida tiimin menestymistä, varsinkin jos käytössä on monta digitaalista kanavaa viestintään, videopalavereihin ja dokumenttien hallintaan. Lisäksi työntekijöiden teknologiataidoissa voi olla valtavasti eroavaisuuksia – jotkut vierastavat uusien työkalujen käyttämistä siinä missä toiset kehittelevät mielellään uusia teknologia-avusteisia rutiineja ja työskentelytapoja työarkea sujuvoittamaan. Esihenkilönä sinun tehtäväsi on arvioida tiiminjäseniä sen mukaan, millaisiin rooleihin henkilöt on palkattu ja miten he suoriutuvat tehtävistään, vaikka olosuhteet olisivat muuttuneet.
Selkeä ero työn ja vapaa-ajan välille
Esihenkilönä vastuullasi on kannustaa työntekijöitä pitämään säännöllisesti taukoja ja erottamaan työn ja vapaa-ajan toisistaan. Selkeät rutiinit työajan suhteen auttavat kuitenkin työn ja vapaa-ajan hallinnassa. Huolehdi siitä, etteivät työntekijöiden työtunnit lipsahda ylitöiksi loppuunpalamisen ja ylimääräisen stressin välttämiseksi. Deadlinet eivät lopulta merkitse yhtään mitään, jos työntekijäsi kuormittuvat liiallisen työtaakan alla. Mikrotauot, mindfulness- tai rentoutumisharjoitukset tai esimerkiksi happihyppely lounasaikaan voivat tuoda kaivattua kevennystä kiireiseenkin työarkeen.
Etätyöskentely voi lisätä tasapainoa työn ja vapaa-ajan välillä ja sopii monelle työntekijälle. Esihenkilötyötä ajatellen voi olla haastavaa johtaa tiimiä, joka ei kokoonnu fyysisesti samaan tilaan. Sujuvalla ja avoimella kommunikaatiolla, suunnitelmallisella työskentelyllä ja yksilöiden tarpeet huomioiden etäyhteydet eivät rajoita tiimin hitsautumista hyvinvoivaksi ja tuottavaksi tiimiksi.